Sud Computer - Soluzioni hardware e software per aziende - Bisceglie (Bari)

DEMAdoc rende “facile” l’archiviazione: pratico, efficace, di agevole utilizzo è un sistema web-based per la gestione (archiviazione, ricerca, consultazione, visualizzazione, etc.) di archivi informatici (elettronici e digitali).

Le caratteristiche architetturali di DEMAdoc, unitamente alla sua versatilità, lo rendono una soluzione ideale per la gestione degli archivi informatici di qualsiasi tipologia e grandezza; la versione base, infatti, può essere personalizzata ed ampliata con ulteriori moduli e funzionalità, a seconda delle specifiche esigenze riscontrate di volta in volta.

L’informazione (dato o documento che sia) viene gestita dal sistema con tecniche archivistiche che tengono conto della sua classificazione e tipologia; l’archivio informatico è strutturato con una architettura ad albero che riproduce l’organizzazione di un vero e proprio archivio fisico; ogni archivio è strutturato in “contenitori”: cartelle, fascicoli, sottofascicoli contenenti i documenti ed i dati.

I documenti sono a loro volta classificati secondo le specifiche tipologie di appartenenza. Il sistema prevede la possibilità di assegnare i permessi relativamente alle azioni consentite a ciascun utente fino al singolo documento. Nell’ambito del medesimo sistema possono essere gestiti contemporaneamente più archivi.

Le procedure di ricerca finalizzate all’individuazione delle informazioni e dei documenti sono molto semplici e dirette. Le schermate con cui il sistema si presenta agli utenti consentono un orientamento immediato e rispettano i criteri di usabilità ed accessibilità dei siti.

Nel rispetto della normativa vigente in materia e di quanto indicato nel Sistema Pubblico di Connettività e dal CNIPA , Demadoc consente l’interoperabilità con gli altri applicativi software per mezzo di SDK - specifici e personalizzabili su richiesta -, che utilizzano Web Service per lo scambio dei dati.

Per quanto concerne la sicurezza DEMAdoc adotta politiche di accesso selettivo per utente/gruppo con una gestione basata sull’inserimento di login e password di riconoscimento, anche di tipo biometrico e può utilizzare il canale protetto https. Inoltre, il sistema consente il monitoraggio per mezzo di log degli accessi e delle azioni effettuate da ciascun utente su ciascun documento.

Nell’ambito della gestione documentale si sta assistendo ad uno scenario caratterizzato da molteplici aspetti (legislativi, tecnologici, contestuali, organizzativi, etc.) che, seppure indirizzati da una spinta normativa sempre più incisiva (Codice dell’Amministrazione Digitale, Sistema Pubblico della Connettività, L. 445/2000, L. 2/2009, etc.) restano scollegati tra loro: il passaggio da strumenti di tipo analogico a strumenti di tipo informatico/digitale e la gestione delle dinamiche legate alla loro inevitabile convivenza, l’organizzazione informatica dei dati e dei processi legati ai work flow documentali, lo sviluppo e l’innovazione introdotti dall’impiego delle ICT, l’adozione di standard condivisi di comunicazione e cooperazione applicativa, etc.
Demadoc rappresenta l’unica soluzione che coniuga efficacemente tutti questi differenti aspetti del medesimo ambito di applicazione, garantendo per ciascuno di essi un costante aggiornamento . Demadoc è un sistema appartenente al settore delle ICT più innovative, gestisce archivi digitali ed informatici e processi di work flow documentale trattando le informazioni con criteri archivistici (classificazione), si integra con i Multifunzione Sharp abilitati consentendo di accedere al sistema direttamente dal display delle macchine ed è realizzato nel rispetto delle vigenti normative in materia, rappresentando in tal modo una soluzione “trasversale” unica nel suo genere.

DEMAdoc porta l’archivio “dovunque”! Con una semplice connessione ad internet è possibile accedere al proprio archivio, in qualunque posto ci si trovi.

Acquisizione
Demadoc consente di svolgere la fondamentale attività di acquisizione con semplicità e notevole risparmio di tempo, in quanto permette di archiviare qualunque tipo di immagine o file, di gestire i codici a barre, di differire l’archiviazione tramite l'impiego di cartelle monitorate, di archiviare direttamente da web senza la necessità di acquistare o installare ulteriori software sul proprio hardware. Inoltre, uno specifico connettore consente l’utilizzo delle soluzioni Demadoc anche direttamente attraverso il display delle macchine multifunzione abilitate.

Profilazione e Archiviazione
I criteri archivistici applicati al sistema consentono il massimo grado di personalizzazione dell’archivio, che in tal modo rispetterà le equivalenti metodologie impiegate per la gestione dell'archivio cartaceo. Demadoc consente di profilare in maniera specifica:

• Contenitori (fascicoli, cartelle, sottofascicoli) attraverso la creazione di modelli personalizzabili con chiavi di indicizzazione variabili da 1 a 10. Ogni chiave può essere definita per tipo, classificazione numerica o testuale, data.
• Documenti con la definizione di specifici modelli (tipologie) documentali e la possibilità di impostare per ciascuno fino a 30 chiavi di profilazione. E’ prevista la possibilità di impostare l’obbligatorietà di ciascuna chiave. Il sistema consente di archiviare un nuovo documento direttamente nel contenitore di destinazione e di creare nuovi contenitori all’interno del contenitore in cui si vuole archiviare.

Ricerca
L’accesso al sistema avviene tramite i browser più diffusi; riconosciuto dal sistema l’utente potrà svolgere tutte le attività a cui è stato abilitato. La ricerca può essere effettuata sia “sfogliando” l’archivio strutturato ad albero, che tramite le funzionalità di ricerca per chiavi, per contenitori, per tipologie documentali, booleana (con l’impiego di operatori logici quali or, and), full text.

Visualizzazione
Individuato il documento utile il sistema consente di visualizzarne le informazioni, di visualizzarlo (se immagine) e, a seconda dei permessi riconosciuti all’utente, di scaricarlo, modificare le chiavi, eliminarlo.

L’archivio sempre a disposizione
Basta una semplice connessione ad internet per accedere al sistema e svolgere tutte le attività cui si è abilitati

Accesso dal display dei Multifunzione
Demadoc è predisposto al collegamento per mezzo di uno specifico connettore alle macchine multifunzione abilitate

Archiviazione immediata e precisa (classificazione)
L’impiego dei modelli documentali consente al sistema di assistere l'operatore, che dovrà indicare solo il tipo di documento che sta archiviando

Popolazione automatica dei campi
Stabilito il modello documentale il sistema assisterà l’utente nell’indicizzazione e controllerà i dati inseriti dall’utente

Sicurezza degli accessi
Accesso a mezzo di login e password e impiego dei log per la registrazione delle azioni effettuate da ciascun utente su ciascun documento.